Procedimiento y Flujograma de Facturación
1. Administre y verifique diariamente los usuarios que se encuentren en el servicio asignado, identificando el responsable de la cuenta del paciente según diagnóstico y normatividad vigente, además de las novedades administrativas que se presente con cada uno, notificar por escrito al proceso responsable las novedades encontradas para la corrección de las mismas.
2. Reciba del Jefe de Enfermería y servicio de farmacéutico la directriz que puede iniciar el trámite administrativo y elaboración de la factura de los servicios prestados al usuario.
3. Una vez se haya dado de alta al paciente, comuníquese de a la familia o acompañantes del mismo en la habitación e informe que se empezará el trámite de facturación de la atención y que más adelante se comunicará cuando la Factura se encuentre lista.
4. Verifique en el tablero clínico que todas las ordenes se encuentren en estado Cancelado o terminado, no pueden haber ordenes pendientes. En caso de encontrar ordenes pendiente informes a la Jefe de Enfermería para su gestión.
5. Verifique que la HCE se encuentra con nota de ingreso y egreso del paciente con los reportes de las ayudas diagnósticas, que exista la hoja de tratamiento, con los registros de aplicación de los mismos, autorizaciones especiales para ayudas diagnósticas, autorizaciones en el tablero de Gestión de CTC de medicamentos y/o procedimientos NO POS, si aplica, según el caso, y todos los demás de acuerdo a la atención prestada que sean necesarios para soportar la factura.
6. Genere el corte de cuenta y realice una conciliación con lo soportado en la historia clínica y verifique que todo lo que se encuentra en el sistema corresponda a lo ordenado para la atención del paciente; tal es el caso del material médico quirúrgico, medicamentos, procedimientos, ayudas diagnósticas, interconsultas, estancias y las demás actividades facturables, según el caso.
7. Egrese del tablero administrativo al usuario, diligencie en el sistema de información institucional todos los datos de egreso que el sistema captura de la historia clínica electrónica diligenciada por el médico que ordena el alta, diligencie la causa y grupo de alta establecido por el médico.
8. Escanee y adjunte a la HCE todos los soportes de la atención ayudas diagnosticas externas, otros.
9. Una vez estén claros todos los cargos, proceda a liquidar la cuenta, de acuerdo con lo establecido por el sistema de información institucional e imprima la factura con 2 originales y 1 copia, detalle de cargos y adjunte los soportes requeridos para cada ERP.
10. Comuníquese nuevamente con la familia o acompañantes del paciente, e informe que pueden acercarse a facturación para la entrega de factura.
11. Informe, oriente y direccione amablemente al usuario dado de alta y/o acompañante que en un tiempo no mayor de 45 minutos posterior a la entrega de documentación por parte del área asistencial, comunicando el valor a pagar por concepto de cuotas de recuperación, copagos y facturación de particulares dependiendo del tipo de afiliación; entregue el formato designado, explicando los cargos facturados, realizando las aclaraciones del caso y todo lo referente a la gestión administrativa y oriéntelo donde debe cancelar (Caja Principal horario diurno y caja de Urgencias Horario Nocturno.
12. Si el usuario refiere no tener capacidad de pago direcciónelo en horario hábil al área de financiera y en horario no hábil acompañe el proceso conciliando el modo de pago y las facilidades que se le pueden brindar, tratando siempre que el usuario realice un abono a la cuenta según las políticas financieras institucionales, después de realizada esta gestión si el usuario insiste en no tener capacidad de pago y su ERP corresponde al régimen contributivo ó subsidiado solicite al usuario firmar el formato “Carta de no Recaudo”, donde se certifica que el usuario no tiene capacidad de pago y procesa a facturar el 100% a la ERP.
13. Una vez la familia y/o acompañante entregue el recibo de pago, entregue la factura original del copago, cuota de recuperación o servicio particular prestado o se hayan realizado los trámites respectivos, entregue la orden de salida y copia de la epicrisis al familiar y/o acompañante del paciente e informe al jefe de enfermería de la alta administrativa.
14. Solicítele la familia y/o acompañante que firme copia de la factura o el Certificado de atención del paciente, Dado el caso que el usuario quede debiendo algún documento, se debe diligenciar y custodiar el pagaré explicando que al momento de la entrega del pendiente se le devolverá dicho pagaré en la misma oficina.
15. Entregue al usuario el formato de egreso administrativo del paciente para que sea diligenciado de forma completa y verídica.
16. Organice la factura con los soportes requeridos de acuerdo con lo establecido por la ERP y si la atención corresponde a un accidente de tránsito elabore el Formato FURIPS y entregue al usuario copia del mismo para una próxima atención.
17. Entregue diariamente al área financiera los pagarés y devoluciones correcta y completamente diligenciados, con los soportes exigidos, para la gestión de cobro.
18. Entregue la custodia de la factura al proceso de administración de documentos bajo criterios de calidad y certificación, con los soportes tanto administrativos como clínicos necesarios para el cobro de la prestación del servicio, de acuerdo a los requisitos establecidos en la normatividad y contratación vigente en un tiempo establecido de un día posterior al egreso del usuario.
Proceso de facturación para pacientes ambulatorio en la IPS PREVISALUD:
1. Reciba del usuario la autorización correspondiente al servicio, identificando el responsable de la cuenta del usuario de acuerdo a los requisitos establecidos en la normatividad y contratación vigente, además de las novedades administrativas que se presente con cada uno, notificar por escrito al proceso responsable las novedades encontradas para la corrección de las mismas.
2. Verifique que la orden medica coincida con la autorización de la entidad, en caso de encontrar inconsistencias notifique al usuario y/o oficina contacto según sea el caso.
3. Generar una factura certificada realizando conciliación con lo autorizado y lo agendado verificando que todo lo que se encuentra en el sistema. Corresponda a lo ordenado para la atención del paciente, en caso de encontrar inconsistencias proceda a corregirlas.
4. Reciba de la Jefe de enfermería de citas médicas la rejilla de los insumos consumidos por el usuario en los procedimientos ambulatorios y realice el respectivo cargo en la cuenta
5. Reciba de la unidad renal el listado mensual de pacientes para ser atendidos, ingrese los cargos en línea en el sistema de información de los pacientes que se les realizo la toma de la muestra.
6. Todos los viernes genere la factura consolidada de los pacientes atendidos de la unidad renal.
7. Genere archivo plano de los resultados de los pacientes atendidos de la unidad renal y envíe por correo electrónico el día viernes de cada semana.
8. Una vez estén claros todos los cargos, proceda a liquidar la cuenta, de acuerdo con lo establecido por el sistema de información institucional e imprima la factura con 2 originales y 1 copia, detalle de cargos y adjunte los soportes requeridos para cada ERP, para los casos especiales de las facturas que no se pueden generar por causas externas se debe generar en un tiempo no mayor a tres días.
9. Informe, oriente y reciba amablemente al usuario y/o acompañante, el valor a pagar por concepto de cuotas de recuperación, copagos y facturación de particulares y todo lo referente a la gestión administrativa.
10. Solicítele la familia y/o acompañante que firme copia de la factura o el Certificado de atención del paciente, Dado el caso que el usuario quede debiendo algún documento, se debe diligenciar y custodiar el pagaré explicando que al momento de la entrega del pendiente se le devolverá dicho pagaré en la misma oficina.
11. Informar y orientar amablemente al usuario y/o acompañante el sitio exacto donde se debe dirigir para hacer efectiva la consulta o procedimiento a realizar.
12. Organice la factura con los soportes requeridos de acuerdo con lo establecido por la ERP y si la atención corresponde a un accidente de tránsito elabore el Formato FURIPS.
13. Entregue la custodia de la factura al proceso de administración de documentos bajo criterios de calidad y certificación, con los soportes tanto administrativos como clínicos necesarios para el cobro de la prestación del servicio, de acuerdo a los requisitos establecidos en la normatividad y contratación vigente en un tiempo establecido de un día posterior al egreso del usuario.
14. Clasificar las facturas por entidad, de acuerdo a los ejecutivos de cuentas médicas responsable de acuerdo a la distribución.
FLUJOGRAMA DE FACTURACIÓN DEL SERVICIO
