INVENTARIOS

 

ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS PARA EL SEGUIMIENTO DE INVENTARIOS Y ACTIVOS

 FIJOS

Estrategias inventarios:

Planear la realización del inventario conforme al cronograma de actividades para el año

Ejecución del inventario: Determinar las existencias reales de los activos fijos contra la información suministrada por el sistema para identificar y mitigar los riesgos.

Incluir todas las áreas y servicios de la institución.

 

Elaboración del informe: Validar existencias del inventario dejando consignada la información actualizada para el proceso contable.

 

Actividades para la realización del Inventario

1. Programación del Inventario

• Cronograma de actividades: En el que se encuentren descritas las fechas de realización del inventario, además se incluyen todas las áreas y servicios de la institución que se van a inventariar  y se realiza dentro de los últimos dos meses de año, para ser ejecutado al año siguiente.

 

• Planeación de inventarios: Se verifica que estén en el sistema todos los registros de los movimientos del inventario y se debe avisar con anticipación de forma oportuna la realización del inventario al responsable de los mismos.

 

1. Verifique que en la programación anual haya cubrimiento de todas las áreas.

 

2. Elabore el plan para realizar el inventario de acuerdo con el cronograma de actividades de los activos fijos tanto en las áreas asistenciales como en las áreas administrativas.

 

3. Verifique que se haya registrado al sistema los nuevos activos que ingresaron a la institución, contra las actas de recepción de activos fijos, que se encuentran archivadas en el área.

 

4. Verifique que la información de los movimientos internos y salidas realizados a las existencias hayan sido procesados, es decir que la información se encuentre al día en el sistema de información institucional, en el módulo de inventarios.

 

5. Imprima del sistema de información institucional, el listado de activos fijos, de acuerdo con el plan del área a revisar.

 

6. Informe por medio de correo electrónico la fecha de realización del inventario al jefe del área a la cual se va realizar el inventario, al menos con una semana de anticipación, recuérdele que al momento de iniciar el inventario no se puede parar hasta no haber terminado con la lista de activos asignados al área.

 

7. Solicite al jefe del área, realizar un inventario previo de los activos que se encuentran a su custodia para verificar que se encuentran en el área los activos fijos que pertenezcan a la misma.

8. Organice los activos fijos del área a inventariar según el listado, en el orden que se encuentran dispuestos físicamente.

9. Realice el conteo de cada uno de los activos fijos que se encuentran en la lista, verificando que efectivamente se trate del producto descrito en la lista, contra el código de la placa, pirograbado o adhesivo de marcación.

10. Marque o subraye el activo fijo, en la lista a medida que se vaya inventariando, señale los activos que no han sido encontrados o los que se encuentran con el código diferente al consignado en la lista.

11. Haga firmar por el responsable(s) del inventario la lista de los activos fijos y el reporte “revisión de activos”.

12. Archive la lista de los activos con las firmas de los responsables, así como copia del formato de revisión de activos, si diera lugar, en la carpeta de inventarios por fecha y área, en el archivo del área.

2. Ejecución del inventario

• Planeación del inventario: Se verifica en el sistema que todos los activos se encuentren registrados y que el responsable haya realizado inventario previo de los activos que tiene a su cargo.

• Listado de activos fijos a inventariar: Se genera un listado completo de los activos fijos que se van a inventariar,

• Ejecución de Inventario: Verificar que los activos que se encuentran en el área correspondan a los suministrados por la lista, Verificar el código asignado del activo en la lista contra placa, pirograbado o adhesivo

1. Organice los activos fijos del área a inventariar según el listado, en el orden que se encuentran dispuestos físicamente.

2. Realice el conteo de cada uno de los activos fijos que se encuentran en la lista, verificando que efectivamente se trate del producto descrito en la lista, contra el código de la placa, pirograbado o adhesivo de marcación

3. Marque o subraye el activo fijo, en la lista a medida que se vaya inventariando, señale los activos que no han sido encontrados ó los que se encuentran con el código diferente al consignado en la lista

 4. Haga firmar por el responsable(s) del inventario la lista de los activos fijos y el reporte “revisión de activos”

 5. Archive la lista de los activos con las firmas de los responsables, así como copia del formato de revisión de activos, si diera lugar, en la carpeta de inventarios por fecha y área, en el archivo del área.

3. Elaboración de Informe

• Inventario ejecutado: : Se confirma  que los activos que se encuentran en el área corresponden a los suministrados por la lista, además del código asignado del activo en la lista contra placa, pirograbado o adhesivo

• Informe final de inventario: Se valida el conteo con la información generada por el sistema y Se actualiza la información del inventario real en el sistema de información institucional

• Actas de baja

1. Actualice los inventarios en el sistema de información institucional, en el módulo de activos

 2. Entregue la información mensual al jefe de ambiente físico y medio ambiente de la información actualizada en el sistema

3. Entregue la información actualizada de los inventarios a contabilidad cuando se esté realizando la conciliación.

 

En caso de tener inconsistencias y que hallan faltantes:

 

1. Diligencie el reporte “revisión de activos” las inconsistencias encontradas o los faltantes, si a ellos diera lugar y entregue dicho reporte al responsable del activo e informe quien tiene 5 días para reportar la causa de la inconsistencia y reponer el activo. Si no se encuentra o repone el faltante en la fecha establecida Entregue copia del formato de revisión de activos faltantes a Gestión Jurídica para el control disciplinario.

2. Si existen inconsistencias recuerde que debe entregar copia del documento de registro del activo fijo al jefe de oficina de gestión de ambiente físico y medio ambiente.

3. Sensibilice a los jefes de área y sus empleados a cargo del compromiso con la adecuada custodia de los bienes.

4. Todo dispositivo médico, equipo, instrumentación, entre otros, que se identifique como faltante dentro del servicio (perdida, robo, daño, mal uso) debe ser notificado inmediatamente por el jefe inmediato a gestión del talento humano y gestión de ambiente físico; en caso de daño, solo se debe reportar a gestión de ambiente físico.

5. Proceda a realizar la gestión de reclamo con la aseguradora según el procedimiento establecido. Cuando el área de Gestión jurídica ha realizado el proceso disciplinario y no encuentra motivos para que el responsable responda por el activo, teniendo en cuenta antes de hacer la reclamación el valor depreciado a la fecha en costo de reposición y el deducible aplicable por la aseguradora en vista que habrán casos que por la antigüedad del equipo y el monto de reposición, saldría para la entidad más costosa la indemnización que el deducible.

Estrategias activos fijos:

 

Activo que ingresa por Compra, por Comodato, por Leasing o en donación: Que el activo que ingresa cumpla con las especificaciones deseadas y pactadas en la negociación.

 

Aceptación de activo fijos comprados con el visto bueno del experto en contenido.

 

Que posea la documentación requerida: Manual de operación del activo fijo, Garantía, Original y copia de la factura.

 

Actividades:

 

1. Verifique que la documentación este completa en relación con la forma de adquisición:

• Por Compra: - Contrato: debe incluir contrato, (deben ser entregado con los requerimientos de acuerdo con el procedimiento de contratación), registro de orden interno de compra, factura, garantías, manuales de operación, novedades en recepción administrativa del almacén.

- Orden de compra: debe incluir la orden de compra, la factura y novedades de recepción administrativa de almacén.

• Por Comodato: Contrato (con documentos que incluya el contrato), documento legal del valor del activo fijo del proveedor.

• Por Leasing: Contrato (documentos que incluya el contrato).

• Donado: Factura o carta que contenga el valor y Carta de donación

 

2. Registre en la copia de la factura el consecutivo asignado al activo fijo o activo de control administrativo, así como el centro de costos y cargo ó ubicación del responsable asignado.

3. Registre en la factura original centro de costos, el grupo contable y la vida útil, cuando es un activo depreciable según el plan contable de la institución; en caso contrario, solo el centro de costos al que se va a  cargar el activo.

4. Entregue la factura original con copia, al área de logística con la orden de compra o contrato al auxiliar administrativo de compras para que ingrese la información al sistema de información institucional, en el caso que la adquisición haya sido por compra o donación reciba una copia de la factura una vez esté ingresada al sistema.

5. Ingrese los requerimientos del activo fijo en el sistema de información, de acuerdo con el centro de costos al que corresponde, en el módulo de inventarios y en el módulo de activos fijos, y verifique que la información quede correctamente diligenciada.

6. Archive la copia de la factura con: copia de la orden de compra, copia del acta de recepción técnica, copia del acta de recepción administrativa, copia del formato aceptación de activos fijos.

7. Envíe a mantenimiento la información para la creación de hoja de vida del activo fijo.

8. Entregue a mantenimiento Manual de operación o videos demostrativos para su manejo.

9. Envíe semestralmente información al ente de control (Dirección Seccional de Salud de Antioquia) de la ficha de los activos fijos de Tecnología Biomédica y Evaluación de equipamiento en el formato establecido por el ente de control.

 

Marcación y entrega del activo fijo:

 

Recepción del activo Fijo: Información veraz, confiable, actualizada, completa y oportunamente ingresada al sistema y que incluya las inconsistencias encontradas en la recepción.

 

1. Consulte en el sistema de información de activos fijos, el consecutivo que corresponde; de acuerdo al tipo de marcación que se va asignar: si es placa, adhesivo, pirograbado.

2. Verifique que el activo posea el visto bueno del experto en contenido, y que éste se encuentre diligenciado en el Informe técnico del experto.

3. Proceda a diligenciar la información del adhesivo con el consecutivo del Formato de Ministerio de la Protección Social, si el activo fijo es un activo fijos biomédicos.

4. Marque el activo fijo correctamente con la placa, pirograbado o adhesivo debidamente diligenciado, de acuerdo con el tipo de activo fijo y la información requerida.

5. Verifique que la marcación haya quedado visible, legible y sea perdurable, de acuerdo con el tipo de activo fijo y la información requerida.

6. Ingrese al sistema de información, al módulo de activos fijos, e imprima el informe “Traslado De Bienes Muebles” de acuerdo con el centro de costos al que corresponde.

 

7. Proceda a entregar el activo al servicio donde van hacer uso del activo o donde se va instalar, dejando constancia en el informe o acta de entrega “Traslado de Bienes Muebles”, para que sea firmado por la persona que va ser responsable del activo y entregue copia a dicha persona.

8. Guarde el original “Traslado de Bienes Muebles” firmado por el responsable en el archivo del área de activos fijos.

 

Advertencias:

1. Recuerde que el ingreso y la marcación del activo fijo no se debe hacer si no tiene visto bueno de las personas a cargo.

2. En caso de que la adquisición haya sido por comodato no se debe pirograbar el activo fijo.

3. Recuerde que cuando son activo fijos biomédicos se debe diligenciar el adhesivo con el consecutivo del formato del ministerio de protección social.

 

Retiro del activo fijo por:

Retiro del activo por Remate: Los bienes de activo fijo que por diversas causas, han perdido utilidad para la entidad, deben ser descartadas oportunamente.

Retiro del activo por venta directa: Es la operación mercantil consistente en la transferencia del domino de un bien servible o inservible a cambio de un precio representado en dinero, ya sea a una persona natural o jurídica.

Retiro del activo por robo: En el momento que se tenga conocimiento de los hechos, se realizará la baja descargando el bien (s) del inventario y cargando el valor del mismo a la cuenta de cargo estuviese la custodia del bien en el momento del siniestro.

Retiro del activo por faltante: Cuando se trate de mercancías de fácil destrucción o pérdida, las unidades del inventario final pueden disminuirse hasta en un tres por ciento (3%) de la suma del inventario inicial más las compras. Si se demostrare la ocurrencia de hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito, pueden aceptarse disminuciones mayores. 
Cuando el costo de las mercancías vendidas se determine por el sistema de inventario permanente, serán deducibles las disminuciones ocurridas en mercancías de fácil destrucción o pérdida, siempre que se demuestre el hecho que dio lugar a la pérdida o destrucción, hasta en un tres por ciento (3%) de la suma del inventario inicial más las compras. 
La disminución que afecta el costo, excluye la posibilidad de solicitar dicho valor como deducción.”

Retiro del activo por devolución de comodato: Cuando se efectúa un contrato de préstamo por el cual una de las partes entrega gratuitamente a otra una cosa no fungible para que use de ella por cierto tiempo y se la devuelva. El responsable de Administración de Bienes deberá realizar la elaboración del acta de custodia y responsabilidad del bien o de los bienes recibidos mediante comodato y su suscripción con el funcionario designado como custodio., hasta que se decida retirar el activo del inventario.

Activo que requiere ser dado de baja por cualquiera de las causales establecidas por la institución.

Acta de baja con los soportes requeridos, con la información completa y correctamente diligenciada.

Advertencias:

 

1. Siempre reporte a contabilidad en forma oportuna la baja

2. Verificar siempre con tesorería el ingreso por la venta de activos

3. Recuerde que al dar de baja un activo fijo debe verificar si se encuentra asegurado y en tal caso retirar del seguro y eliminar del sistema de información en pólizas de seguros.

4. Cuando la pérdida se trate de activos fijos en comodato, los cuales se encuentren asegurados, se les da de baja por robo se debe realizar el acta de baja por pérdida en comodato.