INSTRUCTIVO PARA LA INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES

 

OBJETO

 

Establecer las actividades necesarias para actualizar y verificar el registro de personas naturales y jurídicas como requisito previo para formalizar las compras y contrataciones que se realicen en la IPS.

 

ALCANCE

 

Este instructivo aplica a todos los servicios, obras y productos a comprar o a contratar por la IPS, exceptuando únicamente las compras que se realicen por caja menor; el registro de proveedores controla la documentación exigida, los antecedentes legales, financieros y comerciales de los proveedores y contratistas. La información y los documentos a que hace referencia este instructivo tienen una vigencia anual, por lo tanto al 1º de Junio de cada año deben actualizarse por parte de los contratistas y proveedores.

 

1. Solicitud de Inscripción, Recepción de documentos e información:

 

 Las personas naturales o jurídicas interesadas en ser proveedores o contratistas de productos, obras o servicios a la IPS PREVISALUD deben estar inscritas en el registro de proveedores, para lo cual es necesario presentar la siguiente información y documentos:

• Formato FO GDC 005 Registro y Selección de Proveedores, debidamente diligenciado. Este documento está publicado en la página web de la IPS PREVISALUD: http://www.ipsprevisalud.com/documentos/REGISTRO_DE_PROVEEDORES_IPS.pdf

 

PERSONA JURÍDICA

 

• Certificado de cámara de comercio.

• RUT

• Cedula del representante legal

• Certificación Bancaria

• Resolución de grandes contribuyentes (Si aplica)

• Resolución de auto retenedor (Si aplica)

 • Cuando se trata de negociaciones cuantiosas se deben aportar los estados financieros de la sociedad contratista

• Cuando se trata de personas jurídicas que prestan servicios de salud además se debe acreditar, certificado de habilitación expedido por el Ministerio de Protección Social para la prestación de los servicios, constancia de registro de profesionales que los habilite ante la DSSA se deben aportar los estados financieros de la sociedad contratista.

•  Certificado de la Contraloría sobre boletín de responsables fiscales con  fecha de expedición no mayor a 30 días. Se  imprime con C.C en la página  de la contraloría: "contraloriagen.gov.co" en el icono "Certificados de Antecedentes de Responsabilidad Fiscal".

•   Certificado expedido por el revisor fiscal  de la sociedad si ésta obligada a tenerlo (Sociedades x acciones, sucursales de sociedades x acciones), ó en su defecto expedido por el representante legal en donde  se declare  bajo la gravedad del  juramento que dicha sociedad se encuentra a paz y salvo  por concepto de aportes parafiscales, especialmente por los aportes a la seguridad social  Integral de  las personas  que trabajan  en dicha sociedad, tanto dependientes como  contratistas, con fecha de expedición no mayor  a 30 días.

 

Personas naturales prestadoras de servicio

 

1. Hoja de vida donde se indique su formación académica con los años de estudio cursados, distintos niveles de educación y Títulos y certificados  obtenidos que acrediten el  cumplimiento de los requisitos para el servicio  a prestar, su  experiencia laboral relacionada con cada  uno de lo empleos y cargos desempeñados tanto en el sector público como privado, con la dirección, teléfono y personas con las cuales se puede verificar la información. 

2. Fotocopia de la tarjeta profesional o de la matrícula que se le haya otorgado  por las  autoridades  respectivas.

3. Fotocopia de la  cédula de ciudadanía.

4. Fotocopia  de la libreta militar. 

5. Certificado sobre antecedentes  disciplinarios de la Procuraduría  con  fecha de expedición no mayor a  30 días. Se imprime con C.C  en la página de la procuraduría "procuraduria.gov.co" en el icono "Antecedentes disciplinarios"

6. Certificado del DAS vigente (vigencia  un año a partir de  expedición)

7. Constancia de afiliación al SGSS Integral y del pago del mes  inmediatamente anterior. 

8. RUT.

9. FOTO.   

10. Certificado de la Contraloría sobre boletín de responsables fiscales con  fecha de expedición no mayor a 30 días. Se  imprime con C.C en la página  de la contraloría: "contraloriagen.gov.co" en el icono "Certificados de Antecedentes de Responsabilidad Fiscal". 

 

 

 

Control Registro de Proveedores

 

En el cuerpo del correo electrónico debe indicarse claramente: la convocatoria, invitación o cotización en la cual está interesada la empresa proponente, así como el área organizacional de la IPS que está solicitando el servicio.

 

Los gerentes y directores deben mantener informados a sus proponentes de la exigencia de estos documentos como requisito fundamental para iniciar el proceso de compra o contratación.

 

 Es responsabilidad del contratista, proveedor o proponente reportar los cambios y actualizaciones de los documentos exigidos en este instructivo; estar registrado como proveedor no lo exime de entregar documentos adicionales requeridos por el área contratante al momento de cotizar, así mismo, el registro de proveedores no exime a los responsables por parte de la IPS PREVISALUD de solicitar actualizaciones y verificar el cumplimiento de la documentación.

 

2. Verificación de los documentos

 

El Jefe de Compras verifica que la información recibida cumpla las disposiciones de este instructivo, solicitando correcciones y complementos cuando haya lugar; confirma con el remitente la recepción de la documentación y registra la información del proveedor solo cuando su documentación haya sido recibida a satisfacción.

 

Una vez confirmada la información y los documentos de proveedores y contratistas, el Jefe de Compras la publica en una carpeta compartida del sistema de información de la IPS PREVISALUD para efecto de almacenamiento y consultas.

 

El Jefe de Compras tiene tres días hábiles contados a partir del primer día hábil de la recepción de la solicitud de inscripción para emitir la Certificación de Registro de Proveedores, la cual adjunta a la carpeta virtual de cada proveedor.

 

Cuando el proveedor se encuentre en situación de conflicto se registra la novedad en el campo de Observaciones de la Certificación de Registro de Proveedores. El área de contabilidad consulta en la carpeta compartida el formato RAF-FIN-0012 Creación y/o Actualización Proveedores, para efectos de registrar las empresas seleccionadas en el sistema de información contable.

 

3. Política gerencial para el registro de proveedores

 

A partir del 1° de Junio de 2015 la IPS PREVISALUD no cotizará, ni contratará, ni realizará compras de productos, obras o servicios con personas naturales o jurídicas que no se encuentren debidamente inscritas en el Registro de Proveedores.

 

 

FORMATO PARA LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     FORMATO PARA LA EVALUACIÓN DE OFERTA DE PROVEEDORES

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

           

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                       FLUJOGRAMA DE COMPRAS